Da GDPR trådte i kraft i 2018, gik alle i gang med at revidere deres databaser, deres cookies og deres nyhedsbrev-samtykker. Meget få tænkte over printeren. Fem år senere har Datatilsynet udstedt flere påbud og bøder efter databrud der skete ved printeren, og forsikringsselskaber begynder at spørge specifikt til printsikkerhed når de tegner cyber-forsikringer. Det er en blind vinkel man bør lukke.
Printeren er faktisk et af de mest oplagte steder for et GDPR-brud, fordi den samler tre risici i én enhed: adgang til persondata (alt det der bliver printet), fysisk output der ligger tilgængeligt, og en netværksforbundet enhed der ofte er dårligt sikret. Hver af de tre risici kan udnyttes hver for sig eller sammen.
De mest almindelige printer-databrud
Efterladte udskrifter er langt den mest almindelige overtrædelse. Nogen printer en medarbejder-samtale, en kunde-liste eller en ansættelseskontrakt, glemmer at hente den, og næste person ved printeren læser den. Det er utilsigtet, men det er alligevel et databrud som Datatilsynet skal underrettes om hvis der er en risiko for de registrerede.
Skrothåndtering af printere er andet klassiske eksempel. Moderne printere har harddisk eller flash-storage der cacher printjobs. Sælger man printeren videre uden at slette storage, kan næste ejer i princippet trække flere måneders printhistorik ud - inklusiv HR-dokumenter, kontrakter og finansielle rapporter. Sket flere gange, endt i mediernes overskrifter mindst tre gange i Danmark siden 2020.
Uautoriseret adgang via netværket sker sjældnere men er mere alvorligt. En dårligt konfigureret netværksprinter kan misbruges som pivot til at få adgang til andre systemer på netværket, eller til at aflytte printjobs i realtid. Shodan-scanninger viser konstant tusindvis af printere med åbne administrations-interfaces og default passwords.
De fem regler der løser 90% af risikoen
1. Aktivér "pull printing" (også kaldet secure release eller follow-me printing). Udskriften ligger i en central kø indtil brugeren står ved printeren og verificerer sig med kort, kode eller app. Så bliver der aldrig efterladt udskrifter i bakken. De fleste moderne kontorprintere fra HP, Canon, Ricoh og Kyocera understøtter det som standard.
2. Slet printjobs efter afvikling. Konfigurér printerens harddisk eller flash-storage til at slette jobs automatisk når de er printet, gerne med sikker sletning (overskrivning). Kontroller også at intet ligger i kø når du sælger, kasserer eller returnerer printeren efter leasing.
3. Segmenter printeren på netværket. Læg alle printere på et separat VLAN med restriktiv firewall-adgang. Kun print-serveren og relevante klienter skal kunne tale med printeren. Ingen direkte adgang fra internettet. Ingen unødvendige protokoller (SNMPv1, Telnet, FTP) aktiveret.
4. Skift default-adgangskoder til admin-interfacet, og aktivér automatiske firmware-opdateringer. HP, Canon og Ricoh udgiver løbende sikkerhedspatches for netværksprintere. Uden dem er I sårbare for kendte exploits.
5. Log printaktivitet centralt. Både til debugging og til bevisførelse hvis der sker et brud - I skal kunne vise hvem der printede hvad hvornår. Print management-systemer som PaperCut, Papercut MF, YSoft eller uniFLOW gør det trivielt.
Særligt om patroner og databeskyttelse
En overset detalje er hvem der har fysisk adgang til printeren for at skifte patroner. Ekstern service-tekniker, kontor-hjælper eller rengøring? Alle får typisk uovervåget adgang, og en åben printer med tilbagelagte printjobs kan aflæses eller fotograferes. Hold serviceaftaler stramme, og sørg for at der aldrig ligger klargjorte printjobs når teknikeren kommer.
Skifter I selv patroner, er det også værd at overveje hvor patronerne kommer fra. Til de printere der håndterer persondata bør I bruge originale patroner eller kompatible fra en pålidelig dansk leverandør - ikke tredjeparts-patroner fra ukendte kilder. Ikke fordi patronen selv indeholder data, men fordi kvalitetsproblemer der giver ulæselige udskrifter, får folk til at reprinte og efterlade dobbelt materiale i bakken. Simple, prosaiske sikkerhedshuller kommer fra prosaiske ting som en dårlig patron.
Print og retten til at blive glemt
En sidste GDPR-vinkel som ofte overses: en persons ret til sletning gælder også print-arkiver. Har I gemte scan af historisk HR-dokumentation i et fysisk arkiv, skal I kunne finde og makulere dem hvis en tidligere medarbejder kræver sine data slettet. Digital arkivering med OCR gør det håndterbart. Ren papirarkiv gør det praktisk taget umuligt at overholde. Tænk print-strategi og digital arkivering sammen.
Den nemme del
Det gode ved printer-GDPR er at det tekniske arbejde er overskueligt. Aktivér pull printing, opdater firmware, segmenter netværket, og log aktivitet. På et lille kontor er det en formiddags arbejde. På et større kontor er det en projekt-leverance på en uge for IT-afdelingen. Derefter kører det uden løbende indsats, og I har lukket et af de mest oversete GDPR-huller helt af.